Resumen del puesto

El/La Gerente de Cuentas por Pagar es responsable de gestionar la función de cuentas por pagar en todas las entidades, asegurando que los pagos a proveedores se procesen de forma precisa, puntual, debidamente documentada, aprobada, clasificada correctamente y alineada con los presupuestos disponibles. Este puesto supervisa todo el flujo de trabajo de cuentas por pagar, incluyendo el procesamiento de facturas, la preparación de pagos, la comunicación con proveedores, las conciliaciones de tarjetas de crédito, la codificación de gastos, la revisión del cumplimiento presupuestario y la elaboración de informes de cuentas por pagar.

El/La Gerente de Cuentas por Pagar supervisa al personal de Cuentas por Pagar, apoya la mejora de procesos, fortalece los controles internos y colabora estrechamente con los departamentos para garantizar que los gastos estén debidamente autorizados y presupuestados antes del pago. Este puesto requiere gran atención al detalle, disciplina operativa, liderazgo y la capacidad de gestionar un alto volumen de actividad de Cuentas por Pagar en múltiples entidades. Estas responsabilidades se basan en las funciones de nivel gerencial descritas en la evaluación de desempeño, que incluyen la supervisión de Cuentas por Pagar en todas las entidades, la supervisión del personal, la precisión y puntualidad de los pagos, el cumplimiento del presupuesto, las conciliaciones de tarjetas de crédito y la mejora de procesos.

Responsabilidades clave

Operaciones de cuentas por pagar

• Gestionar el proceso de cuentas por pagar en todas las entidades.
• Asegúrese de que las facturas y las solicitudes de pago se procesen de forma precisa y puntual.
• Revisar las facturas para comprobar que la documentación, la aprobación, la información del proveedor, la clasificación de los gastos y la disponibilidad presupuestaria sean correctas.
• Asegúrese de que los gastos estén codificados correctamente por entidad, departamento, cuenta, fondo, programa y clasificación natural/funcional, según corresponda.
• Supervisar la preparación y el procesamiento de los pagos a proveedores, incluidos cheques, pagos ACH, pagos electrónicos y otros métodos de pago aprobados.
• Supervise las fechas límite de pago para evitar recargos por mora, interrupciones del servicio, pagos duplicados o incumplimiento de obligaciones.
• Asegúrese de que la actividad de cuentas por pagar se registre en el período contable correcto.
• Revise periódicamente las cuentas por pagar vencidas, las facturas pendientes y los asuntos pendientes con los proveedores.

Aprobación, documentación y cumplimiento

• Asegúrese de que todos los gastos estén debidamente justificados, aprobados y documentados antes de realizar el pago.
• Verificar el cumplimiento de las políticas de aprobación internas, los requisitos presupuestarios y los procedimientos contables.
• Realizar un seguimiento con los departamentos en caso de que falten aprobaciones, haya documentación incompleta o los objetivos comerciales no estén claros.
• Garantizar el tratamiento adecuado de los gastos según las clasificaciones naturales y funcionales.
• Mantener registros de cuentas por pagar organizados y la documentación de respaldo para auditorías y revisiones internas.
• Identificar y dar seguimiento a las solicitudes de pago inusuales, no justificadas, que excedan el presupuesto o que no cumplan con los requisitos.

Cumplimiento presupuestario y comunicación del departamento

• Revise las transacciones de cuentas por pagar para verificar la disponibilidad presupuestaria antes de realizar el pago o escalar el problema.
• Utilice sistemas de presupuestación, como Power Plan y Euna, para facilitar el cumplimiento del presupuesto.
• Notifique proactivamente a los departamentos cuando los fondos presupuestados sean insuficientes para cubrir los gastos.
• Colabore con los jefes de departamento y el personal de finanzas para resolver las dudas sobre el presupuesto antes de procesar las facturas.
• Colaborar para garantizar que los gastos recurrentes, los contratos con proveedores y las nuevas obligaciones estén debidamente presupuestados.
• Apoyar la gestión financiera identificando las tendencias de gasto, las preocupaciones presupuestarias y los gastos imprevistos.

Conciliaciones de tarjetas de crédito

• Supervisar los procesos de conciliación de tarjetas de crédito.
• Asegúrese de que las transacciones con tarjeta de crédito estén respaldadas por recibos, justificación comercial, aprobaciones y la codificación adecuada.
• Realizar un seguimiento de la documentación faltante o de los cargos pendientes en la tarjeta de crédito.
• Supervisar la actividad de las tarjetas de crédito para garantizar la puntualidad, la exactitud y el cumplimiento de las políticas internas.
• Apoyar las mejoras en el proceso de conciliación de tarjetas de crédito para reducir las demoras y mejorar la rendición de cuentas.

Supervisión y desarrollo del personal

• Supervisar, capacitar y brindar apoyo al personal de cuentas por pagar.
• Asignar tareas, supervisar la carga de trabajo y garantizar que las responsabilidades de cuentas por pagar se completen de forma precisa y puntual.
• Proporcionar orientación y retroalimentación al personal sobre el procesamiento de facturas, la codificación, la gestión de proveedores, la documentación y los procedimientos de conciliación.
• Brindar apoyo en la capacitación cruzada y la cobertura de respaldo dentro del departamento de cuentas por pagar.
• Promover el desarrollo profesional, la responsabilidad y el desempeño constante dentro del equipo de AP.
• Supervisar a los contables o a otros miembros del equipo que prestan apoyo en el procesamiento de cuentas por pagar a tiempo parcial.

Mejora de procesos y controles internos

• Revise los flujos de trabajo actuales de Cuentas por Pagar e identifique oportunidades para mejorar la eficiencia, la precisión y la puntualidad.
• Desarrollar y documentar procedimientos estándar de cuentas por pagar.
• Recomendar mejoras en el enrutamiento de facturas, los flujos de trabajo de aprobación, la programación de pagos, las conciliaciones de tarjetas de crédito y la comunicación con los proveedores.
• Reforzar los controles internos sobre la aprobación de facturas, la configuración de proveedores, el procesamiento de pagos, la codificación de gastos y la conservación de la documentación.
• Ayude a reducir los retrasos en el procesamiento, los pagos duplicados, los errores de codificación y las solicitudes incompletas.
• Brindar soporte para las mejoras del sistema y los cambios de proceso relacionados con Avid, Financial Edge, Power Plan, Euna u otras plataformas financieras.

Gestión de proveedores

• Servir como punto de contacto principal para consultas sobre pagos a proveedores.
• Mantener relaciones positivas y profesionales con los proveedores.
• Asegúrese de que los registros de los proveedores sean precisos y completos.
• Coordinar con los departamentos para resolver disputas sobre facturas, facturas faltantes, preguntas sobre el estado de los pagos o problemas de codificación.
• Garantizar los pagos puntuales a los proveedores, al tiempo que se cumplen todos los requisitos internos de documentación y aprobación.

Informes y supervisión operativa

• Realizar un seguimiento del rendimiento de las cuentas por pagar, las obligaciones pendientes, los plazos de pago, las facturas sin resolver y los cuellos de botella en el flujo de trabajo.
• Proporcionar informes y actualizaciones a la dirección financiera según se solicite.
• Identificar problemas recurrentes en el procesamiento de cuentas por pagar y recomendar medidas correctivas.
• Facilitar el cierre de mes y de año asegurándose de que las facturas se registren en el período correcto.
• Prestar asistencia en materia de provisiones, identificación de gastos prepagados y calendarios de auditoría relacionados con cuentas por pagar, según sea necesario.
• Proporcionar a la dirección una visibilidad clara de la actividad de las cuentas por pagar, las obligaciones pendientes y el cumplimiento normativo del departamento.

Requisitos

• Se prefiere un título de asociado o licenciatura en Contabilidad, Finanzas, Administración de Empresas o un campo relacionado.
• Se prefiere un mínimo de 5 años de experiencia en cuentas por pagar, contabilidad u operaciones financieras.
• Se valorará la experiencia previa en supervisión o como jefe de equipo.
• Se valorará la experiencia en el procesamiento de cuentas por pagar en múltiples entidades, departamentos o fondos.
• Sólidos conocimientos sobre codificación de facturas, aprobaciones, clasificación de gastos, procesamiento de pagos y documentación de proveedores.
• Se valorará la experiencia con sistemas de contabilidad y gestión de cuentas por pagar.
• Se valorará la experiencia con Financial Edge, Avid Exchange, Power Plan, Euna o sistemas similares.
• Sólidos conocimientos de Microsoft Excel y de tecnología en general.

Habilidades y competencias requeridas

• Gran atención al detalle y precisión.
• Gran capacidad de organización y seguimiento.
• Capacidad para gestionar un alto volumen de actividad de cuentas por pagar y plazos de entrega simultáneos.
• Sólido conocimiento de los controles internos y los procesos de aprobación de pagos.
• Capacidad para identificar documentación faltante, errores de codificación, problemas presupuestarios y deficiencias en los procesos.
• Excelentes habilidades de comunicación con proveedores, departamentos y la dirección financiera.
• Capacidad para supervisar, capacitar y apoyar al personal.
• Juicio profesional y capacidad para escalar los problemas de manera apropiada.
• Fiabilidad, iniciativa y responsabilidad.
• Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar información financiera sensible.

Expectativas de desempeño

Se espera que el gerente de cuentas por pagar:

• Asegúrese de que los pagos a proveedores se procesen de forma precisa, puntual y con la documentación adecuada.
• Mantener una supervisión estricta de la aprobación de facturas, la codificación de gastos y el procesamiento de pagos.
• Asegúrese de que los gastos estén debidamente clasificados y ajustados a los presupuestos disponibles.
• Fortalecer los procesos, controles e informes de cuentas por pagar.
• Mejorar la puntualidad y la precisión de las conciliaciones de tarjetas de crédito.
• Proporcionar supervisión y apoyo eficaces al personal de AP.
• Comunique de forma proactiva a los departamentos las inquietudes presupuestarias o los problemas de documentación.
• Brindar soporte en los procesos de cierre de mes, cierre de año, auditoría y presupuestación.
• Demostrar fiabilidad, iniciativa, profesionalidad y un fuerte sentido de la responsabilidad operativa.