RESPONSABILIDAD GENERAL:

El/La asistente del/de la director/a ejecutivo/a brinda apoyo al/a la director/a ejecutivo/a en la Residencia Catherine Dennis O'Keefe Queen of the Clergy. Este puesto es ideal para un/a profesional que disfruta trabajando en un entorno religioso, garantizando al mismo tiempo la eficiencia en las operaciones diarias, una comunicación fluida y un apoyo administrativo organizado en una residencia que honra y cuida a clérigos/as jubilados/as.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES:
• Servir como principal punto de contacto en la recepción: dar la bienvenida a los visitantes, contestar el teléfono y responder a las consultas generales con calidez y profesionalismo.
• Gestionar calendarios, programar reuniones y coordinar citas para el Director Ejecutivo.
• Preparar correspondencia, informes y materiales para reuniones para apoyar al liderazgo y las operaciones.
• Mantener sistemas de archivo electrónicos y en papel precisos y organizados de conformidad con las políticas diocesanas.
• Cumple con las políticas y procedimientos residenciales.
• Apoyar la entrada de datos, el seguimiento de registros y el mantenimiento de los registros operativos y de residentes.
• Ayudar con la recopilación de hojas de horas y la preparación de nóminas (apoyo sin toma de decisiones).
• Realizar pedidos de material de oficina y ayudar con la gestión del inventario.
• Apoyar los procesos de facturación, incluyendo la preparación de facturas, el seguimiento de gastos y la coordinación con el departamento de finanzas para garantizar pagos precisos y puntuales.
• Coordinar las solicitudes de mantenimiento, las comunicaciones con los proveedores y las necesidades relacionadas con las instalaciones.
• Brindar apoyo administrativo para los servicios a los residentes, incluyendo la documentación de ingreso y salida.
• Mantener la documentación de emergencia
• Ayudar en la preparación de agendas, la redacción de actas y la distribución de materiales de seguimiento para las reuniones.
• Mantener la documentación de cumplimiento, incluidos los registros de Virtus y de seguridad como OSHA, ADA, HIPAA, las políticas de Entorno Seguro Diocesano aplicables a las leyes civiles y auditorías periódicas de los residentes.
• Garantizar la estricta confidencialidad del personal, los registros de los residentes y la información diocesana.
• Realizar tareas administrativas generales y otras tareas que se le asignen.

REQUISITOS Y CUALIFICACIONES
• Se prefiere título universitario y experiencia relacionada en un entorno religioso o eclesiástico.
• Se prefiere católico practicante en buena situación con la Iglesia.
• Se prefiere de 1 a 3 años de experiencia administrativa o de oficina.
• Sólidas habilidades organizativas y atención al detalle.
• Capacidad para seguir los procedimientos establecidos y trabajar de forma independiente dentro de las directrices definidas.
• Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Compromiso con el mantenimiento de la confidencialidad y la profesionalidad.
• Capacidad para realizar trabajo sedentario con levantamiento ocasional de hasta 25 libras.
• Compromiso con el cumplimiento de las políticas de Virtus y de Entorno Seguro Diocesano.
• Adherencia a la Carta de la Conferencia de Obispos Católicos de los Estados Unidos (USCCB) sobre Política de Entornos Seguros para el cumplimiento de Virtus y los procedimientos de denuncia civil.