Enraizados en la fe católica, los Centros de Aprendizaje Temprano San Carlos Acutis son comunidades centradas en Cristo que valoran la dignidad y la singularidad de cada niño. Los alumnos se forman espiritual, intelectual y moralmente, y se preparan para vivir como discípulos misioneros al servicio de la Iglesia y del mundo.

Este puesto se desarrolla en un entorno de startup donde los procesos están en constante evolución. Requiere iniciativa, adaptabilidad, buen criterio, gran capacidad de seguimiento y la habilidad de establecer orden donde aún no existen procesos. Durante el lanzamiento del primer Centro, el Administrador también será el principal punto de contacto administrativo para familias, empleados, proveedores, oficinas diocesanas y demás partes interesadas. A medida que aumente la capacidad del Centro, la administración rutinaria de las instalaciones pasará a estar a cargo del personal del Centro, y este puesto se centrará cada vez más en los sistemas de la red, la coordinación operativa y el apoyo ejecutivo.

El/La administrador/a de la oficina fundadora funge como enlace administrativo principal de la red con las oficinas pertinentes de la Diócesis de Bridgeport, en particular con Recursos Humanos y Finanzas, y promueve una cultura de hospitalidad, servicio, colaboración, confidencialidad y excelencia operativa, en consonancia con la misión católica de St. Carlo Acutis Center, Inc.

Deberes y responsabilidades esenciales

• Brindar apoyo administrativo integral al Director Ejecutivo y contribuir a la eficiencia de las operaciones diarias.
• Establecer, documentar, implementar y mejorar sistemas administrativos, flujos de trabajo, procedimientos, plantillas, calendarios, registros y mecanismos de seguimiento que puedan replicarse en futuros centros.
• Gestionar las comunicaciones, la correspondencia, la programación, las reuniones, los registros, los archivos, los suministros, las compras, las facturas y otras funciones administrativas generales.
• Coordinar reuniones, materiales, documentación, seguimiento, tareas pendientes, plazos y prioridades organizativas para el Director Ejecutivo.
• Durante la fase de puesta en marcha y el lanzamiento del primer centro, servirá como punto de contacto administrativo principal para familias, familias potenciales, empleados, visitantes, proveedores y oficinas diocesanas.
• Brindar apoyo en la apertura y puesta en marcha del nuevo centro, incluyendo documentación, compras, proveedores, comunicaciones, reuniones y plazos de entrega.
• Servir como enlace administrativo principal con el Departamento de Recursos Humanos y Finanzas diocesano para la incorporación de nuevos empleados, la documentación de los mismos, las consultas rutinarias, las facturas, las compras, los gastos, la administración de la matrícula y asuntos relacionados.
• Mantener registros precisos y confidenciales de estudiantes, personal, finanzas y administración de acuerdo con las políticas diocesanas y los requisitos aplicables.
• Realizar un seguimiento de los requisitos administrativos y de cumplimiento, y apoyar la cumplimentación puntual de los informes y la documentación necesarios.
• Identificar deficiencias administrativas u operativas, recomendar soluciones y derivar los asuntos que requieran orientación ejecutiva o diocesana.
• Brindar soporte para eventos del Centro, comunicaciones, proyectos especiales y la transición de la administración rutinaria a nivel del Centro al personal de cada sitio a medida que la red crece.
• Realizar otras tareas que le asigne el Director Ejecutivo.

Cualificaciones y requisitos

• Miembro activo de una parroquia/comunidad de fe diocesana en buena situación con la Iglesia Católica.
• Se prefiere un título de asociado o licenciatura en administración de empresas, administración de oficinas o un campo relacionado; se considerará la experiencia relevante equivalente.
• De tres a cinco años de experiencia administrativa o de gestión de oficina, preferiblemente en un entorno educativo, sin fines de lucro o similar.
• Gran capacidad de organización, atención al detalle, seguimiento y habilidad para gestionar múltiples prioridades y plazos con mínima supervisión.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, y profesionalismo demostrado con empleados, familiares, proveedores y partes interesadas externas.
• Dominio de Microsoft Office y capacidad para aprender los sistemas administrativos, de recursos humanos, financieros y de información estudiantil de la diócesis.
• Capacidad para mantener una estricta confidencialidad, ejercer un juicio sólido y mantener registros y documentación precisos.
• Colaborador y orientado al servicio, con capacidad para trabajar eficazmente con el Director Ejecutivo, el personal del Centro, las oficinas diocesanas, las familias y los proveedores.
• Comprensión y compromiso con la misión y los valores del Centro de Aprendizaje Temprano St. Carlo Acutis.
• Se requiere disponibilidad para trabajar algunas tardes y fines de semana, organizando y apoyando eventos adicionales fuera de la oficina.
• Cumplir con la Política de la Carta de la Conferencia de Obispos Católicos de los Estados Unidos (USCCB) para entornos seguros en lo que respecta al cumplimiento de Virtus, así como con las leyes civiles y los procedimientos de presentación de informes.

Por favor, envíe su carta de presentación y currículum a: Melissa Ilski en [email protected] y John Alfone en [email protected].

Rango salarial: $65.000-$75.000 por año