RESPONSABILIDAD GENERAL:

La Oficina del Clero y los Religiosos se encarga de atender las necesidades administrativas de los sacerdotes, diáconos y religiosos de la Diócesis de Bridgeport. El/La Administrador/a de la Oficina se asegurará de que las asignaciones del clero y demás información se comuniquen de forma precisa y oportuna en toda la Curia, y mantendrá los expedientes y registros del personal sacerdotal relacionados con su ministerio. En este puesto, tendrá un alto nivel de acceso a datos confidenciales y deberá trabajar con gran discreción, gestionando un gran volumen de tareas. Deberá comprender la estructura del clero de la Iglesia, crear y mantener comunicaciones, bases de datos y archivos para el clero y los religiosos, trabajando de forma independiente y solicitando la colaboración de su superior, las oficinas diocesanas (Legal, Recursos Humanos, Finanzas, Oficina del Obispo) y otras entidades según sea necesario para garantizar una comunicación adecuada, y servirá como primer punto de contacto para la Oficina del Clero y los Religiosos.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES:

Mantener el calendario y programar las reuniones del Vicario para el Clero y los Religiosos.

Mantener la plataforma del ministerio

• Todas las asignaciones de sacerdotes, términos de servicio, información de contacto y cargos o títulos especiales.
• Estructura del decanato y mantiene registros actualizados del clero dentro de los decanatos.
Prepare cartas para el Obispo y/o el Vicario para el Clero y los Religiosos con respecto a:
• Todos los nombramientos y jubilaciones de sacerdotes
• Cartas de recomendación
• Diversos asuntos relacionados con el personal sacerdotal
• Cartas de idoneidad (acusar recibo de todas las cartas de idoneidad en un plazo de 24 horas. Emitir cartas de idoneidad en un plazo de 1 a 2 semanas a partir de su recepción).
• Mantener un archivo de plantillas de cartas y también redactar cartas para diversas necesidades y circunstancias.

Mantener archivos para el personal sacerdotal en relación con:

• Todos los sacerdotes, tanto en activo como jubilados.
• Sacerdotes fallecidos
• Información sobre un entorno seguro
• Sacerdotes visitantes/externos/religiosos
• Siga todas las directrices relativas a la gestión de todos los archivos sin excepción.
• Cumplir con todas las directrices de gestión de archivos para todos los archivos almacenados en 1060 Daniels Farms Road sin excepción.

Coordinar con los departamentos de Recursos Humanos y Nóminas para facilitar todos los aspectos del procesamiento del clero, incluyendo la incorporación, la compensación y la administración de beneficios.

Garantizar el cumplimiento del clero

• Documentación I-9
• Obtener SS#
• Requisitos de incorporación
• Requisitos de seguridad ambiental

Gestionar el presupuesto de la Oficina del Clero y los Religiosos.

• Colabora con el vicario para el clero y los religiosos en la creación y gestión del presupuesto anual.
• Supervisa el presupuesto y lo discute con el Delegado Episcopal durante todo el año.

Colaborar con las siguientes oficinas dentro de la Curia:

• Canciller: proporcionar actualizaciones anuales para el Directorio Católico Oficial y las Estadísticas del Vaticano, y apoyar proyectos especiales según sea necesario.
• Finanzas/Recursos Humanos: nómina de sacerdotes, seguro de automóvil y médico/dental, pagos de vivienda, pagos de alquiler de la residencia Queen of the Clergy, pensión de sacerdotes, pagos de estipendios para la misa y otras responsabilidades administrativas similares.
• Entornos seguros: garantizar que todo el clero que presta servicios en la Diócesis esté al día con VIRTUS y/o la verificación de antecedentes, proporcionar/dar seguimiento a las Cartas de Testimonio, preparar tarjetas de celebret, revisar los listados para las auditorías de la USCCB anualmente.
• Comunicaciones/Fairfield County Catholic: realizar los cambios necesarios en el sitio web, revisar los nombramientos del clero para su publicación mensual, recopilar artículos relevantes sobre sacerdotes para sus archivos, listas mensuales de tarjetas de oración para sacerdotes, etc.
• Oficina legal: documentación de inmigración para sacerdotes extranjeros y apoyo en otras necesidades administrativas legales según sea necesario.
• Servicios tecnológicos: configurar y preparar cartas para nuevos correos electrónicos diocesanos para sacerdotes y eliminar correos electrónicos en caso de fallecimiento o finalización del servicio en la diócesis.
• Asistente administrativo de la Oficina del Diaconado: asuntos relacionados con los diáconos.
Preparar la documentación relacionada con los acontecimientos vitales de los sacerdotes:
• Jubilación: documentación de pensión, cambio de domicilio, seguro de automóvil y seguro médico/dental.
• Fallecimiento: proporcionar al Vicario para el Clero y los Religiosos el currículum vitae para la preparación de la carta del Obispo al clero, notificar a todos los departamentos, actualizar las listas pertinentes (incluido el Ordo), preparar la documentación de la prestación por fallecimiento para la Oficina Jurídica.

Preparar la documentación relativa a las parroquias vacantes:

• Memorando del vicario para el clero y los religiosos (con información estadística parroquial adjunta)
• Carta del obispo para la reunión del consejo parroquial

Colaborar con el vicario para el clero y los religiosos para garantizar que el Manual de personal sacerdotal esté actualizado.

Solicitar suministros para la Oficina del Clero y los Religiosos

Ordenar las vestimentas (marzo) para los sacerdotes recién ordenados (casulla y estola) y los diáconos permanentes (estola).

Otras funciones que se le asignen

CALIFICACIONES:

• Se prefiere que sea bilingüe (inglés/español).
• Se requiere título de asociado; se prefiere título de licenciatura.
• De 4 a 5 años de experiencia demostrada en un entorno de alto nivel y gran volumen de trabajo a través de labores administrativas paraprofesionales y/o ejecutivas.
• Dominio avanzado de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Access); se requieren sólidas habilidades de gestión de bases de datos; debe tener excelentes habilidades informáticas.
• Se prefiere experiencia y conocimiento previos de la iglesia/diócesis/cancillería.
• Capacidad para trabajar de forma independiente con poca supervisión y realizar múltiples tareas de manera eficiente y eficaz, completando el trabajo de manera oportuna, precisa y minuciosa.
• Excelentes habilidades interpersonales, con sólidas capacidades de toma de decisiones y liderazgo, y habilidad para trabajar en todos los departamentos con la gerencia y el personal en todos los niveles de la Curia, consultando siempre con el Delegado Episcopal del Clero y los Religiosos y manteniéndolo informado.
• Demuestra capacidad para organizar el trabajo de manera eficiente, trabajar bajo presión y gestionar eficazmente múltiples prioridades, y toma la iniciativa para resolver problemas.
• Excelentes habilidades de comunicación por teléfono, en persona y por correo electrónico, teniendo siempre presente la confidencialidad de los asuntos tratados.
• Excelentes habilidades de relaciones públicas e interpersonales, incluyendo la capacidad de interactuar con una variedad de personas tanto dentro como fuera de la Curia.
• Capacidad para representar a la Oficina del Delegado Episcopal de manera profesional y orientada al servicio.
• Excelentes habilidades de redacción, corrección y edición con atención al detalle.
• Miembro activo de una parroquia/comunidad de fe diocesana en buena situación con la Iglesia Católica.
• Se requiere trabajar ocasionalmente por las noches y los fines de semana, liderando y apoyando eventos adicionales fuera de la oficina.
• Cumplir con la Carta de la Conferencia de Obispos Católicos de los Estados Unidos (USCCB) y con la Política de Entornos Seguros para el cumplimiento de Virtus, así como con las leyes civiles y los procedimientos de presentación de informes.